Oliwia Pisarczyk

O ile monitoring wizyjny nie budzi naszego zaskoczenia, o tyle podsłuch w miejscu pracy zdaje się być mocno kontrowersyjny. Jak w świetle przepisów kształtuje się problematyka podsłuchu w miejscu pracy? Kiedy jest on dozwolony, a kiedy już stanowi przestępstwo? Gdzie jest granica między prywatnością pracownika a kontrolą pracodawcy? Na te oraz inne pytania odpowiedź znajduje się w niniejszym wpisie.

Zobacz również: Monitoring w miejscu pracy cz. 1

Podstawą prawa do wolności i ochrony tajemnicy komunikowania się jest art. 49 Konstytucji RP, który stanowi, że ograniczenie tego prawa może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Z racji rangi konstytucyjnej zasadzie tej przypisuje się wysoką wagę i obejmuje się ją szczególną ochroną, stąd dopuszczalnych odstępstw jest bardzo mało i są one określone ściśle ustalonymi warunkami.

Przepisy Kodeksu pracy

Co do zasady, Kodeks pracy nie przewiduje regulacji dotyczących podsłuchu w miejscu pracy. Jedyną formą kontroli poprzez rejestrację zdarzeń za pomocą środków technicznych jest monitoring, uregulowany w art. 22². Mimo, iż z literalnego brzmienia przepisów nie możemy wywnioskować bezwzględnego zakazu rejestracji dźwięku przy monitoringu wizyjnym to, jak wynika ze „Wskazówek Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących wykorzystywania monitoringu wizyjnego” (www.uodo.gov.pl) nie jest ona dopuszczalna. Uprawnienia takie przysługują jedynie służbom porządkowym i specjalnym na podstawie ustaw, regulujących ich działalność. Stosowanie podsłuchu może wiązać się z nadmierną formą przetrwania danych i pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną, cywilną i karną, gdyż stanowi poważne naruszenie prywatności pracownika.

Potwierdzenia powyższego można doszukać się w przepisach karnych.  Zgodnie z art. 267 Kodeksu Karnego:

§1. Kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§3. Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem

Kiedy podsłuch będzie dopuszczalny?

Powyższe rozważania mogą prowadzić do stwierdzenia, że podsłuch w miejscu pracy jest niedopuszczalny. Istnieją jednak pewne wyjątki. Przede wszystkim będzie to założenie podsłuchu pracownikowi, którego wcześniej o tym poinformowano i wyraził on na to zgodę. Wówczas trudno mówić o naruszeniu praw osoby podsłuchiwanej, gdyż sama na to zezwoliła. Natomiast w przypadku braku takowej zgody, założenie podsłuchu będzie dopuszczalne tylko i wyłącznie jeśli:

• istnieje podejrzenie, że pracownik popełnił poważne przestępstwo
• zachodzi konieczność zebrania dowodów i danych związanych ze sprawdzeniem wiarygodnych informacji o możliwości popełnienia przestępstwa

Co warte podkreślenia – nawet, jeśli istnieje podstawa prawna do założenia podsłuchu w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa, pracownik może być podsłuchiwany tylko i wyłącznie w czasie prowadzenia czynności dochodzeniowych. Każde inne zbieranie danych będzie stanowiło przestępstwo.

Zobacz również: Monitoring w miejscu pracy cz. 2

Pracownik, który uzna, że jego prawa zostały bezpodstawnie naruszone może dochodzić swoich racji w sądzie. Wówczas, pracodawcy grozi poniesienie kosztów procesu, zapłata zadośćuczynienia, a także odpowiedzialność karna.

Kontynuując tematykę poświęconą zagadnieniu monitoringu w miejscu pracy, z dzisiejszego wpisu dowiesz się jakie wymogi formalne muszę zostać spełnione przed wprowadzeniem monitoringu, jak długo należy przechowywać nagrania oraz co grozi za załamanie przepisów prawnych regulujących kwestię monitoringu w miejscu pracy.

Zobacz również: Monitoring w miejscu pracy cz. 1

Monitoring w pracy a RODO

Stosowanie monitoringu wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, więc w związku z tym pojawia się konieczność dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie ze „Wskazówkami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących wykorzystywania monitoringu wizyjnego” (www.uodo.gov.pl), w przypadku monitoringu wizyjnego przetwarzanie danych będzie w szczególności obejmować zapisywanie, przeglądanie, udostępnianie i usuwanie nagrań zarejestrowanych zdarzeń i osób.

Dane osobowe muszą być:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

Ponadto, z art. 13 RODO wynika obowiązek informacyjny, odrębny od obowiązku informacyjnego, wynikającego z przepisów Kodeksu pracy. Powinien on zostać zrealizowany podczas ich zbierania – w jego trakcie, do czasu zakończenia ich zbierania – a nie po zakończeniu tej czynności. Zgodnie z art. 12 RODO, informacja powinna zawierać się  w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.

Procedura wprowadzenia

Stosowanie monitoringu obwarowane jest szczególną procedurą określoną w art. 222 §6-9 Kodeksu pracy.  Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Nie ma możliwości ustalenia zasad kontroli w inny sposób. W związku z powyższym pojawia się także konieczność zmiany regulaminu pracy oraz poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Zmiana taka zacznie obowiązywać po upływie 2 tygodni od jej opublikowania. Niedopuszczalne jest skrócenie tego terminu, nawet za zgodą wszystkich zatrudnionych osób, gdyż taki okres jest minimalnym czasem potrzebnym do zapoznania się z nowymi regulacjami.

Zmiany regulaminu ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Natomiast, gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jeden związek zawodowy, pracodawca powinien starać się dokonać uzgodnień z wszystkim związkami – wówczas niezbędne jest wspólne stanowisko takich organizacji. Jeśli nie zostanie ono przedstawione w terminie 30 dni decyzje w tym zakresie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Następnie, pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, niezależnie od opublikowania zmiany regulaminu pracy. Wybierając sposób przekazania informacji pracodawca musi wziąć pod uwagę wielkość i stopień złożoności „geograficznej” zakładu pracy, a także, aby przyjęty sposób przekazywania informacji umożliwiał zapoznanie się z nią wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca świadczenia pracy. W stosunku do pracowników nowozatrudnionych, musi on dopełnić indywidualnego obowiązku informacyjnego na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Niniejsza informacja musi określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Co istotne, stosowanie monitoringu nie wymaga uzyskania zgody pracownika, gdyż podstawą jego wprowadzenia są przepisy Kodeksu pracy oraz ustalone na ich podstawie regulacje regulaminu pracy.

Ponadto, pracodawca nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu oznacza monitorowany teren. Zgodnie ze wskazówkami Prezesa UODO tablice informujące powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, zaś wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer.

Okres przechowywania nagrań z monitoringu

Co do zasady, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, jednak w miarę możliwości należy przyjmować okres krótszy, aby zmniejszyć ingerencję w prywatność pracowników, jak i obniżyć koszty utrzymania systemu. Nagrania dotyczące incydentów mogą być przechowywane dłużej – do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań. Podobnie ma się sytuacja w przypadku, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub pracodawca przypuszcza, iż takowy może stanowić – wówczas termin ulega przedłużeniu do momentu prawomocnego zakończenia postępowania.

Sankcje

Gdy monitoring w pracy wykorzystywany jest nieprawidłowo, pracodawca naraża się na odpowiedzialność finansową (nakładana przez Prezesa UODO), a także odpowiedzialność karną. Przepisem ją określającym jest art. 107 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Ponadto, jeśli takie działanie pracodawcy wywoła szkodę po stronie pracownika – może on dochodzić odszkodowania. Co więcej, w zależności od wagi nieprawidłowości – pracownik może rozwiązać umowę ze względu na naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy względem niego.

Podsumowanie

Monitoring w pracy jest zagadnieniem niezwykle rozległym oraz interesującym ze względu na jej wielowątkowe ujęcie. Regulacje jej dotyczące znajdują się w Kodeksie pracy. Ustawodawca określił konkretne cele, dla których monitoring wizyjny jest dozwolony, jednak i one obwarowane są pewnymi ograniczeniami. Procedura wprowadzenia monitoringu jest ściśle określona oraz charakteryzuje się szczególnym obowiązkiem informacyjnym. Za jej naruszenie pracodawcy grożą określone sankcję finansowe oraz karne. Ponadto, ze względu bezpośredni kontakt z danymi osobowymi, przetwarzanie oraz przechowywanie nagrań musi pozostawać zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie ulega wątpliwościom, że z racji, iż jest to najczęściej spotykany środek kontroli, poznanie jego specyfiki oraz zasad stosowania staje się kwestią niezwykle istotną zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, szczególnie w kontekście ochrony swoich praw i interesów.

Monitoring jest najpopularniejszym narzędziem sprawowania kontroli zarówno w przestrzeni publicznej, prywatnej, jak i na terenie zakładu pracy. Jak się okazuje – nie bez przyczyny. Przepisy prawne szczegółowo regulują kwestie dotyczące dopuszczalności tego środka i jego ograniczenia. W związku z tym pojawiają się pytania, kiedy monitoring w miejscu pracy jest dozwolony, a kiedy stanowi naruszenie prywatności? Kto, jak długo i w jakim celu może przetwarzać dane zebrane za jego pomocą? Czy pracownik może nie zgodzić się na monitoring w miejscu pracy? Odpowiedzi na te pytania udzielone zostaną w dwóch kolejnych wpisach, które przedstawią podstawowe zagadnienia, charakterystykę oraz przesłanki wprowadzenia monitoringu, a także ograniczenia jego dopuszczalności.

Rodzaje monitoringu

Niniejsze rozważania należy rozpocząć od rozróżnienia rodzajów monitoringu w miejscu pracy, przewidzianych przez prawo. Obecnie, zgodnie z nazewnictwem ustawowym jest to:

• monitoring wizyjny,
• monitoring poczty elektronicznej oraz
• inne rodzaje monitoringu.

Monitoring wizyjny jest najczęściej wykorzystywaną metodą i to on będzie stanowić przedmiot dzisiejszego wpisu. Zgodnie z powszechną definicją jest to monitoring przeprowadzany  za pomocą środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu w ściśle określonych celach.

Monitoring poczty elektronicznej ogranicza się do m.in. analizy ilościowej wykonanej pracy, czasu poświęconego na korespondencję służbową, godzin pracy na służbowej poczcie elektronicznej. Celem jego wprowadzenia jest kontrola prawidłowości wykorzystywania przez pracownika narzędzi pracy oraz badania pełnego wykorzystania czasu pracy.

Natomiast inne rodzaje monitoringu to grupa otwarta, która zawiera w sobie każdy inny sposób monitoringu niż monitoring wizyjny czy monitoring poczty elektronicznej. Należy przez to rozumieć, np. monitoring komputerów, ruchu sieciowego, monitoring GPS w pojazdach służbowych lub urządzeniach, którymi pracownik dysponuje, monitoring telefonów służbowych. Technicznie możliwości kontrolne są w tym zakresie niemal nieograniczone. Nie oznacza to jednak, że każda inwigilacja zachowań pracownika będzie zgodna z prawem. W wielu przypadkach stanowiłaby poważne naruszenie dóbr osobistych, prywatności, przepisy o ochronie danych osobowych, jak też zasady jawności i adekwatności kontroli.

Monitoring wizyjny dozwolony jedynie w określonych przypadkach

Regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego zawierają się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Zgodnie z art. 22² §1 pracodawca może wprowadzić tego typu nadzór nad terenem zakładu pracy wyłącznie w sytuacjach wskazanych w przepisie, tj. o ile jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Analizę niniejszego przepisu należy rozpocząć od analizy kryterium niezbędności. Nieprzypadkowo ustawodawca sformułował niniejszy artykuł poprzez zawarcie w nim zwrotu „o ile jest to niezbędne”. Oznacza to, że przed wprowadzeniem monitoringu pracodawca musi się upewnić, że wyżej wymienionych celów nie można osiągnąć w żaden inny, mniej ingerujący sposób. Takie ujęcie ma za zadanie chronić interesy pracowników przed nadużyciami ze strony pracodawcy. Okolicznościami istotnymi dla ustalenia oceny konieczności zastosowania owego środka są m.in. rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika.

Bezsprzecznie należy uznać, iż pierwszy cel, tj. bezpieczeństwo pracowników, to okoliczność zasługująca na ochronę. Jednak w piśmiennictwie można spotkać się z krytycznymi głosami co do sposobu jej ujęcia. Wątpliwy pozostaje fakt zapewnienia bezpieczeństwa wyłącznie pracownikom, gdyż na terenie zakładu mogą przebywać zarówno osoby trzecie, np. klienci, jak i tzw. samozatrudnieni wykonujący usługi na jego terenie. Zagadnienie jest o tyle problematyczne, że możliwe, iż doczeka się pewnej modyfikacji. Kolejną przesłankę stanowi ochrona mienia. Ze względu na to, iż treść art. 22² §1 nie określa, o czyje mienie chodzi należy przyjąć, że zarówno obejmuję mienie pracodawcy, zakładu pracy, pracowników, zleceniobiorców lub osób trzecich. Następna okolicznością jest kontrola produkcji. Pozostaje ona w ścisłym związku z wcześniej wymienionymi.  Monitoring procesów produkcji pozwala bowiem reagować na zdarzenia, które mogą zagrażać bezpieczeństwu osób lub ochronie mienia. Pozwala on na ograniczenie błędów i występowanie wypadków. Ostatnią z wymienionych przesłanek jest zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, która pozostaje kwestią niewymagającą rozwinięcia.

Jak łatwo można zauważyć, pomimo, że zakres możliwości zastosowania monitoringu w miejscu pracy może wydawać się mocno ograniczony to poprzez użycie szerokich w swoim znaczeniu sformułowań ustawodawca daje niejako dozwolenie na wykorzystanie go w większości sytuacji.

Wyliczenia celowościowe mają charakter enumeratywny, co oznacza, że nie należy ich traktować rozszerzająco. Nie jest dozwolone stosowanie monitoringu wizyjnego w innych celach. Nie można poprzez niego kontrolować zadań wykonywanych przez pracowników. W związku z tym, np. nagranie z kamery rejestrujące spóźnienia pracownika nie mogą być wykorzystane w celach dyscyplinarnych.

Ograniczenia monitoringu w miejscu pracy

Zasada niezbędności jest dodatkowo ograniczona przez zasadę ochrony godności i dóbr osobistych pracownika. Ograniczenie to wyraża się w zakazie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach, o ile nie jest to niezbędne dla realizacji celu określonego w art. 22² § 1 i nie narusza godności i innych dóbr osobistych pracownika. Nie jest wówczas wymagana zgoda zakładowej organizacji związkowej lub gdy takowa nie funkcjonuje na terenie zakładu pracy – przedstawicieli pracowników.

Natomiast bezwzględnym zakazem objęty jest monitoring miejscu pracy obejmujący pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Dane o przynależności związkowej należą do danych szczególnych (wrażliwych), których możliwość przetwarzania jest znacznie ograniczona. Monitoring ponadto byłby ingerencją w swobodę działalności związkowej, stanowiłby formę nielegalnej kontroli tej działalności przez pracodawcę (Rotkiewicz M., Monitoring w pracy, Warszawa 2019).

Kolejna część wpisu będzie dotykać problematyki ochrony danych osobowych w kontekście monitoringu wizyjnego oraz kwestii proceduralnych. Zostaną przedstawione wymogi formalne, których dopełnienie jest niezbędne przed wprowadzeniem monitoringu. Ponadto, omówione zostanie także zagadnienie okresu przechowalności nagrań oraz sankcji, grożących za złamanie przepisów prawnych. Dlatego też, zachęcamy do dalszego śledzenia bloga!