Kontynuując tematykę poświęconą zagadnieniu monitoringu w miejscu pracy, z dzisiejszego wpisu dowiesz się jakie wymogi formalne muszę zostać spełnione przed wprowadzeniem monitoringu, jak długo należy przechowywać nagrania oraz co grozi za załamanie przepisów prawnych regulujących kwestię monitoringu w miejscu pracy.
Zobacz również: Monitoring w miejscu pracy cz. 1
Monitoring w pracy a RODO
Stosowanie monitoringu wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, więc w związku z tym pojawia się konieczność dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie ze „Wskazówkami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących wykorzystywania monitoringu wizyjnego” (www.uodo.gov.pl), w przypadku monitoringu wizyjnego przetwarzanie danych będzie w szczególności obejmować zapisywanie, przeglądanie, udostępnianie i usuwanie nagrań zarejestrowanych zdarzeń i osób.
Dane osobowe muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
Ponadto, z art. 13 RODO wynika obowiązek informacyjny, odrębny od obowiązku informacyjnego, wynikającego z przepisów Kodeksu pracy. Powinien on zostać zrealizowany podczas ich zbierania – w jego trakcie, do czasu zakończenia ich zbierania – a nie po zakończeniu tej czynności. Zgodnie z art. 12 RODO, informacja powinna zawierać się w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.
Procedura wprowadzenia
Stosowanie monitoringu obwarowane jest szczególną procedurą określoną w art. 222 §6-9 Kodeksu pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w:
- układzie zbiorowym pracy,
- regulaminie pracy,
- albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Nie ma możliwości ustalenia zasad kontroli w inny sposób. W związku z powyższym pojawia się także konieczność zmiany regulaminu pracy oraz poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Zmiana taka zacznie obowiązywać po upływie 2 tygodni od jej opublikowania. Niedopuszczalne jest skrócenie tego terminu, nawet za zgodą wszystkich zatrudnionych osób, gdyż taki okres jest minimalnym czasem potrzebnym do zapoznania się z nowymi regulacjami.
Zmiany regulaminu ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Natomiast, gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jeden związek zawodowy, pracodawca powinien starać się dokonać uzgodnień z wszystkim związkami – wówczas niezbędne jest wspólne stanowisko takich organizacji. Jeśli nie zostanie ono przedstawione w terminie 30 dni decyzje w tym zakresie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
Następnie, pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, niezależnie od opublikowania zmiany regulaminu pracy. Wybierając sposób przekazania informacji pracodawca musi wziąć pod uwagę wielkość i stopień złożoności „geograficznej” zakładu pracy, a także, aby przyjęty sposób przekazywania informacji umożliwiał zapoznanie się z nią wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca świadczenia pracy. W stosunku do pracowników nowozatrudnionych, musi on dopełnić indywidualnego obowiązku informacyjnego na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Niniejsza informacja musi określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.
Co istotne, stosowanie monitoringu nie wymaga uzyskania zgody pracownika, gdyż podstawą jego wprowadzenia są przepisy Kodeksu pracy oraz ustalone na ich podstawie regulacje regulaminu pracy.
Ponadto, pracodawca nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu oznacza monitorowany teren. Zgodnie ze wskazówkami Prezesa UODO tablice informujące powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, zaś wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer.
Okres przechowywania nagrań z monitoringu
Co do zasady, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, jednak w miarę możliwości należy przyjmować okres krótszy, aby zmniejszyć ingerencję w prywatność pracowników, jak i obniżyć koszty utrzymania systemu. Nagrania dotyczące incydentów mogą być przechowywane dłużej – do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań. Podobnie ma się sytuacja w przypadku, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub pracodawca przypuszcza, iż takowy może stanowić – wówczas termin ulega przedłużeniu do momentu prawomocnego zakończenia postępowania.
Sankcje
Gdy monitoring w pracy wykorzystywany jest nieprawidłowo, pracodawca naraża się na odpowiedzialność finansową (nakładana przez Prezesa UODO), a także odpowiedzialność karną. Przepisem ją określającym jest art. 107 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Ponadto, jeśli takie działanie pracodawcy wywoła szkodę po stronie pracownika – może on dochodzić odszkodowania. Co więcej, w zależności od wagi nieprawidłowości – pracownik może rozwiązać umowę ze względu na naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy względem niego.
Podsumowanie
Monitoring w pracy jest zagadnieniem niezwykle rozległym oraz interesującym ze względu na jej wielowątkowe ujęcie. Regulacje jej dotyczące znajdują się w Kodeksie pracy. Ustawodawca określił konkretne cele, dla których monitoring wizyjny jest dozwolony, jednak i one obwarowane są pewnymi ograniczeniami. Procedura wprowadzenia monitoringu jest ściśle określona oraz charakteryzuje się szczególnym obowiązkiem informacyjnym. Za jej naruszenie pracodawcy grożą określone sankcję finansowe oraz karne. Ponadto, ze względu bezpośredni kontakt z danymi osobowymi, przetwarzanie oraz przechowywanie nagrań musi pozostawać zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie ulega wątpliwościom, że z racji, iż jest to najczęściej spotykany środek kontroli, poznanie jego specyfiki oraz zasad stosowania staje się kwestią niezwykle istotną zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, szczególnie w kontekście ochrony swoich praw i interesów.