Epidemia koronawirusa wywiera wpływ na niemal wszystkie sfery naszego życia. Ma ona również bezpośredni wpływ na nasze życie zawodowe. Celem ograniczenia ryzyka zarażenia wiele firm wprowadza pracę zdalną. Dlatego też, warto znać regulacje dotyczące tej formy pracy i związane z tym obowiązki, zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
Czym jest praca zdalna?
Praca zdalna wprowadzona została przez art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zgodnie z wymienionym przepisem, praca zdalna:
- ma na celu przeciwdziałanie COVID-19,
- może się odbywać poza miejscem stałego wykonywania pracy – nie ma regulacji dotyczących konkretnego miejsca pracy, może to być zatem dom lub mieszkanie pracownika a nawet inny lokal pracodawcy,
- może być zlecona na czas oznaczony,
- obejmuje pracę określoną w umowie o pracę – pracodawca nie może więc zlecić pracownikowi wykonywania innej rodzajowo pracy,
- powinna być jednocześnie powiązana z ustaleniem rozliczania jej kosztów (np. media), ewentualnym zapewnieniem odpowiednich narzędzi (np. dodatkowy monitor dla programisty) oraz wskazaniem, że pracownik powinien przestrzegać zasad BHP.
Polecenie pracy zdalnej
Wydanie pracownikowi polecenia pracy zdalnej jest uprawnieniem pracodawcy. Dlatego też, nie musi ono zawierać konkretnego uzasadnienia. Wystarczy, że spełnia ono cel przeciwdziałania COVID-19.
Dodatkowo, praca zdalna może zostać polecona wszystkim, tylko niektórym pracownikom (np. pracownikom, którzy wrócili z podróży służbowej) albo wybranej grupie zawodowej.
Skoro jest to uprawnienie pracodawcy, wykluczyć należy możliwość podjęcia przez pracownika jednostronnej decyzji o rozpoczęciu pracy zdalnej. Może to bowiem narazić pracownika na odpowiedzialność porządkową. Jeżeli pracownik chciałby rozpocząć pracę zdalną ma on jednak uprawnienie do złożenia u pracodawcy wniosku o objęcie go pracą zdalną.
Przepisy nie przewidują żadnej formy polecenia pracy zdalnej. Pracodawca nie ma zatem obowiązku sformułowania pisemnego polecenia i może ono zostać wydane w każdej dostępnej formie (np. mailowo, ustnie). Celem zabezpieczenia interesów obu stron, polecenie to powinno co najmniej określać:
- okres wykonywanej pracy zdalnej
- sposób komunikowania się z przełożonym/pracodawcą (np. codzienne zebrania online o określonej godzinie)
- zasady przesyłania wyników pracy do pracodawcy
Czy pracodawca może kontrolować pracę zdalną pracownika?
Oczywiście, że tak. Pracodawca zlecając pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej nie traci swoich uprawnień kierowniczych. Może je wykonywać przykładowo poprzez zobowiązanie pracowników do:
- zalogowania się do określonego systemu teleinformatycznego lub wykorzystywanego w przedsiębiorstwie komunikatora,
- wysyłania wiadomości e-mail o rozpoczęciu i zakończeniu pracy,
- uczestnictwa w codziennych zebraniach online o określonej godzinie,
- raportowania wykonywanej pracy ,
- przesyłania efektów wykonanej przez pracownika pracy.
Jak wygląda system i czas pracy zdalnej?
Praca zdalna w żaden sposób nie zmienia organizacji czasu pracy obowiązującej danego pracownika oraz wymiar godzinowy świadczenia pracy. Jeżeli zatem pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym – będzie to 8 godzin na dobę przy pełny etacie lub stosunkowo mniej w przypadku, gdy etat jest niepełny (np. ½ etatu to 4 godziny na dobę). W przypadku pracowników korzystających z indywidualnego rozkładu pracy osoby te nadal pracują zgodnie z poczynionymi z pracodawcą ustaleniami.
Co do zasady, praca zdalna nie zmienia nic w organizacji czasu pracy obowiązującej dotychczas. Co istotne, pracowników pracujących zdalnie nadal obowiązuje:
- 11-godzinny odpoczynek dobowy
- 35-godzinny odpoczynek tygodniowy
- doba pracownicza
- minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym nie mniejsza niż suma sobót, niedziel i świąt przypadających w tym okresie
- co czwarta niedziela wolna od pracy
Czy pracując zdalnie pracownik otrzyma takie samo wynagrodzenie?
Praca zdalna nie wpływa na zasady wynagradzania pracowników. Polega ona bowiem jedynie na zmianie miejsca pracy pracowników.
Zmiany mogą jednak dotyczyć dodatków do wynagrodzenia lub świadczeń związanych z pracą. Przykładowo można tutaj wymienić dodatek w postaci wynagrodzenia za dojazdy komunikacją miejską lub własnym środkiem transportu. Wykonując pracę zdalną, pracownik nie spełnia przesłanki poniesienia kosztów dojazdów do pracy. W konsekwencji, taki dodatek nie będzie mu przysługiwał.
Jak wspomniano jednak powyżej, może zdarzyć się sytuacja kiedy pracownik wykorzystuje w pracy zdalnej prywatne narzędzia i urządzenia (np. komputer, papier do drukarki). Pracownikowi przysługuje wówczas ekwiwalent za materiały biurowe czy prywatne narzędzia i urządzenia.
Praca zdalna a BHP
Przepisy dotyczące pracy zdalnej nie zwalniają z obowiązku ochrony zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jak też przeciwdziałania wypadkom przy pracy.
Polecając pracę zdalną pracodawca jednak często nie wie jak wygląda miejsce pracy pracownika i w jaki sposób jest wyposażone. Z jednej strony to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy podczas pracy zdalnej. Należą do nich: komputer, telefon, drukarka oraz materiały biurowe. Z drugiej strony, w poleceniu pracodawca powinien określić obowiązek przestrzegania przepisów BHP przez pracownika, a nawet odebrać od pracownika oświadczenia, w którym zobowiązuje się on do zorganizowania miejsca pracy spełniającego ogólne wymagania BHP. Te kwestie często regulują również regulaminy pracy zdalnej, z którymi pracownik koniecznie powinien się zapoznać.
Mając na uwadze powyższe, praca zdalna poza zmianą miejsca wykonywania pracy, w zasadzie nie wpływa na zakres obowiązków i uprawnień pracownika. Bez zmian pozostaje bowiem system pracy i jej wymiar czasowy, a co najważniejsze – wysokość wynagrodzenia. Jednocześnie, na pracodawcy nadal spoczywa szereg obowiązków wynikających z zatrudnienia pracownika, w tym obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy. Wprowadzenie przez ustawodawcę możliwości polecenia pracownikowi przez pracodawcę pracy zdalnej w czasie epidemii koronawirusa z pewnością ocenić należy zatem pozytywnie.