Monitoring jest najpopularniejszym narzędziem sprawowania kontroli zarówno w przestrzeni publicznej, prywatnej, jak i na terenie zakładu pracy. Jak się okazuje – nie bez przyczyny. Przepisy prawne szczegółowo regulują kwestie dotyczące dopuszczalności tego środka i jego ograniczenia. W związku z tym pojawiają się pytania, kiedy monitoring w miejscu pracy jest dozwolony, a kiedy stanowi naruszenie prywatności? Kto, jak długo i w jakim celu może przetwarzać dane zebrane za jego pomocą? Czy pracownik może nie zgodzić się na monitoring w miejscu pracy? Odpowiedzi na te pytania udzielone zostaną w dwóch kolejnych wpisach, które przedstawią podstawowe zagadnienia, charakterystykę oraz przesłanki wprowadzenia monitoringu, a także ograniczenia jego dopuszczalności.
Rodzaje monitoringu
Niniejsze rozważania należy rozpocząć od rozróżnienia rodzajów monitoringu w miejscu pracy, przewidzianych przez prawo. Obecnie, zgodnie z nazewnictwem ustawowym jest to:
- monitoring wizyjny,
- monitoring poczty elektronicznej oraz
- inne rodzaje monitoringu.
Monitoring wizyjny jest najczęściej wykorzystywaną metodą i to on będzie stanowić przedmiot dzisiejszego wpisu. Zgodnie z powszechną definicją jest to monitoring przeprowadzany za pomocą środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu w ściśle określonych celach.
Monitoring poczty elektronicznej ogranicza się do m.in. analizy ilościowej wykonanej pracy, czasu poświęconego na korespondencję służbową, godzin pracy na służbowej poczcie elektronicznej. Celem jego wprowadzenia jest kontrola prawidłowości wykorzystywania przez pracownika narzędzi pracy oraz badania pełnego wykorzystania czasu pracy.
Natomiast inne rodzaje monitoringu to grupa otwarta, która zawiera w sobie każdy inny sposób monitoringu niż monitoring wizyjny czy monitoring poczty elektronicznej. Należy przez to rozumieć, np. monitoring komputerów, ruchu sieciowego, monitoring GPS w pojazdach służbowych lub urządzeniach, którymi pracownik dysponuje, monitoring telefonów służbowych. Technicznie możliwości kontrolne są w tym zakresie niemal nieograniczone. Nie oznacza to jednak, że każda inwigilacja zachowań pracownika będzie zgodna z prawem. W wielu przypadkach stanowiłaby poważne naruszenie dóbr osobistych, prywatności, przepisy o ochronie danych osobowych, jak też zasady jawności i adekwatności kontroli.
Monitoring wizyjny dozwolony jedynie w określonych przypadkach
Regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego zawierają się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Zgodnie z art. 222 §1 pracodawca może wprowadzić tego typu nadzór nad terenem zakładu pracy wyłącznie w sytuacjach wskazanych w przepisie, tj. o ile jest to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Analizę niniejszego przepisu należy rozpocząć od analizy kryterium niezbędności. Nieprzypadkowo ustawodawca sformułował niniejszy artykuł poprzez zawarcie w nim zwrotu „o ile jest to niezbędne”. Oznacza to, że przed wprowadzeniem monitoringu pracodawca musi się upewnić, że wyżej wymienionych celów nie można osiągnąć w żaden inny, mniej ingerujący sposób. Takie ujęcie ma za zadanie chronić interesy pracowników przed nadużyciami ze strony pracodawcy. Okolicznościami istotnymi dla ustalenia oceny konieczności zastosowania owego środka są m.in. rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika.
Bezsprzecznie należy uznać, iż pierwszy cel, tj. bezpieczeństwo pracowników, to okoliczność zasługująca na ochronę. Jednak w piśmiennictwie można spotkać się z krytycznymi głosami co do sposobu jej ujęcia. Wątpliwy pozostaje fakt zapewnienia bezpieczeństwa wyłącznie pracownikom, gdyż na terenie zakładu mogą przebywać zarówno osoby trzecie, np. klienci, jak i tzw. samozatrudnieni wykonujący usługi na jego terenie. Zagadnienie jest o tyle problematyczne, że możliwe, iż doczeka się pewnej modyfikacji. Kolejną przesłankę stanowi ochrona mienia. Ze względu na to, iż treść art. 222 §1 nie określa, o czyje mienie chodzi należy przyjąć, że zarówno obejmuję mienie pracodawcy, zakładu pracy, pracowników, zleceniobiorców lub osób trzecich. Następna okolicznością jest kontrola produkcji. Pozostaje ona w ścisłym związku z wcześniej wymienionymi. Monitoring procesów produkcji pozwala bowiem reagować na zdarzenia, które mogą zagrażać bezpieczeństwu osób lub ochronie mienia. Pozwala on na ograniczenie błędów i występowanie wypadków. Ostatnią z wymienionych przesłanek jest zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, która pozostaje kwestią niewymagającą rozwinięcia.
Jak łatwo można zauważyć, pomimo, że zakres możliwości zastosowania monitoringu w miejscu pracy może wydawać się mocno ograniczony to poprzez użycie szerokich w swoim znaczeniu sformułowań ustawodawca daje niejako dozwolenie na wykorzystanie go w większości sytuacji.
Wyliczenia celowościowe mają charakter enumeratywny, co oznacza, że nie należy ich traktować rozszerzająco. Nie jest dozwolone stosowanie monitoringu wizyjnego w innych celach. Nie można poprzez niego kontrolować zadań wykonywanych przez pracowników. W związku z tym, np. nagranie z kamery rejestrujące spóźnienia pracownika nie mogą być wykorzystane w celach dyscyplinarnych.
Ograniczenia monitoringu w miejscu pracy
Zasada niezbędności jest dodatkowo ograniczona przez zasadę ochrony godności i dóbr osobistych pracownika. Ograniczenie to wyraża się w zakazie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach, o ile nie jest to niezbędne dla realizacji celu określonego w art. 222 § 1 i nie narusza godności i innych dóbr osobistych pracownika. Nie jest wówczas wymagana zgoda zakładowej organizacji związkowej lub gdy takowa nie funkcjonuje na terenie zakładu pracy – przedstawicieli pracowników.
Natomiast bezwzględnym zakazem objęty jest monitoring miejscu pracy obejmujący pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Dane o przynależności związkowej należą do danych szczególnych (wrażliwych), których możliwość przetwarzania jest znacznie ograniczona. Monitoring ponadto byłby ingerencją w swobodę działalności związkowej, stanowiłby formę nielegalnej kontroli tej działalności przez pracodawcę (Rotkiewicz M., Monitoring w pracy, Warszawa 2019).
Kolejna część wpisu będzie dotykać problematyki ochrony danych osobowych w kontekście monitoringu wizyjnego oraz kwestii proceduralnych. Zostaną przedstawione wymogi formalne, których dopełnienie jest niezbędne przed wprowadzeniem monitoringu. Ponadto, omówione zostanie także zagadnienie okresu przechowalności nagrań oraz sankcji, grożących za złamanie przepisów prawnych. Dlatego też, zachęcamy do dalszego śledzenia bloga!